தொடக்கம் முதல் முடிவு வரை நிகழ்வு மேலாண்மை வழிகாட்டி

நிகழ்வை நடத்த விரும்புகிறீர்களா? இந்த நிகழ்வு மேலாண்மை வழிகாட்டி உதவ இங்கே உள்ளது! ஆரம்பம் முதல் முடிவு வரை, தேதி மற்றும் இடத்தை தீர்மானிப்பது முதல் உங்கள் நிகழ்வை விளம்பரப்படுத்துவது மற்றும் அனைத்தும் சீராக நடைபெறுவதை உறுதி செய்வது வரையிலான படிகளை நாங்கள் உங்களுக்கு எடுத்துச் செல்வோம்.

நிகழ்வு மேலாண்மை என்றால் என்ன?

நிகழ்வு மேலாண்மை என்பது ஒரு குறிப்பிட்ட நிகழ்வு தொடர்பான அனைத்து நடவடிக்கைகளையும் திட்டமிடுதல், செயல்படுத்துதல் மற்றும் செயல்படுத்துதல். இது ஒரு நிகழ்வைத் திட்டமிடுதல், ஒழுங்கமைத்தல் மற்றும் நிர்வகித்தல் ஆகிய அனைத்து அம்சங்களையும் உள்ளடக்கிய ஒரு விரிவான செயல்முறையாகும்.

உங்கள் நிகழ்வின் நாளில் அனைத்தும் சீராக இயங்குவதை உறுதிசெய்யும் பொறுப்பு நிகழ்வு மேலாளர்களுக்கு உள்ளது. இடம் வாடகை, கேட்டரிங் ஏற்பாடுகள், மார்க்கெட்டிங் உத்தி மற்றும் பார்க்கிங் ஏற்பாடுகள் போன்ற தளவாடங்கள் போன்ற காரணிகளை அவர்கள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்.

ஒரு நல்ல நிகழ்வு மேலாளர், தங்கள் வாடிக்கையாளர்களுக்கு அவர்களின் நிகழ்வுகளில் சிறந்த நேரத்தைக் கொண்டிருப்பதை உறுதிசெய்வதன் மூலம், ஆரம்பம் முதல் இறுதி வரை முழு செயல்முறையிலும் என்ன நடக்கிறது என்பதைப் பற்றி அவர்களுக்குத் தெரிவிக்கப்படுவதை உறுதிசெய்து, ஆச்சரியங்கள் எதுவும் இருக்காது என்பதை அறிந்து அவர்களுக்கு மன அமைதியை அளிக்கிறது. காட்சி நேரத்துக்கு வாருங்கள்!

ஒரு தேதி மற்றும் இடத்தை முடிவு செய்யுங்கள்

தேதி மற்றும் இடத்தைத் தேர்ந்தெடுப்பது ஒரு நிகழ்வை ஒன்றிணைப்பதற்கான முதல் படி. உங்கள் தேர்வு பல காரணிகளைப் பொறுத்தது, அவற்றுள்:

• ஆண்டின் நேரம். உங்கள் பார்வையாளர்கள் மிகவும் ஆர்வமாக இருக்கும் குறிப்பிட்ட சீசன் உள்ளதா? அப்படியானால், அந்த நேரத்தில் நிகழ்வை திட்டமிடுவதை நீங்கள் பரிசீலிக்க விரும்பலாம்.
• இடம் திறன் மற்றும் இடம். எத்தனை பேர் கலந்துகொள்ளலாம் (மற்றும் அது காலியாக இருக்குமா இல்லையா) பாதிக்கும் என்பதால், இடத்தின் அளவு முக்கியமானது. எடுத்துக்காட்டாக, உங்கள் நிகழ்வில் 500 பேர் இருக்க வேண்டும், ஆனால் உங்கள் ஒரே விருப்பம் 1,000 பேர் இருக்கும் பெரிய திரையரங்கம் மட்டுமே, பிறகு நீங்கள் சதுரம் ஒன்றிற்குச் சென்று, இவ்வளவு பெரிய கூட்டத்தை நடத்துவதற்கான மற்றொரு விருப்பத்தைக் கொண்டு வர வேண்டும்.
• இடம் செலவு மற்றும் கிடைக்கும். இந்த இடம் பட்ஜெட்டில் உள்ளதா இல்லையா என்பதையும் நீங்கள் சிந்திக்க வேண்டும் (தேவைப்பட்டால் அது கிடைக்குமா). சில நேரங்களில் இடங்களுக்கு முன்பதிவு செய்வதற்கு முன் வைப்புத்தொகை தேவைப்படுகிறது; அப்படியானால், அந்த வைப்புத்தொகை அதிகமாக இல்லை என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்!

ஒரு பட்ஜெட்டை உருவாக்குங்கள்

• பட்ஜெட்டை உருவாக்குங்கள். உங்கள் நிகழ்வைத் தொடங்குவதற்கு முன், நீங்கள் எவ்வளவு செலவழிக்க முடியும் என்பதைத் தெரிந்துகொள்வது முக்கியம். உங்கள் பட்ஜெட்டில் நிகழ்வைத் திட்டமிடுவதற்கும் ஹோஸ்ட் செய்வதற்கும் ஆகும் செலவுகள் அனைத்தையும் நீங்கள் சேர்க்க வேண்டும்—இதில் இடம் வாடகைக் கட்டணம், பங்கேற்பாளர்களுக்கான உணவு, அலங்காரங்கள் மற்றும் சைகைகளுக்கான பொருட்கள், விளம்பரப் பொருட்கள், ஃபிளையர்கள் அல்லது பிரசுரங்கள், ஊழியர்களின் ஊதியம், மற்றும் உபகரணங்கள் செலவுகள். டிக்கெட் அல்லது அழைப்பிதழ்களுக்கான அச்சிடும் செலவுகள் போன்ற பிற செலவுகளைப் பற்றி மறந்துவிடாதீர்கள்!
• நீங்கள் வாங்கக்கூடியதைப் பற்றி யதார்த்தமாக இருங்கள். நீங்கள் ஒரு நிகழ்வை ஏற்பாடு செய்வது இதுவே முதல் முறை என்றால், உங்கள் பகுதியில் சமீபத்தில் நடைபெற்ற (அல்லது விரைவில் நடக்கவிருக்கும்) இதேபோன்ற நிகழ்வுகளைப் பாருங்கள், இதன் மூலம் உங்களுக்கான மொத்த செலவைக் கணக்கிடும்போது சில ஒப்பீட்டுப் புள்ளிகளைப் பெறுவீர்கள். மேலும், சம்பந்தப்பட்ட அனைவரிடமிருந்தும் (உங்கள் உட்பட) எவ்வளவு நேரம் தேவைப்படுகிறது என்பதை குறைத்து மதிப்பிடாமல் பார்த்துக் கொள்ளுங்கள். ஒரு நிகழ்வின் கருத்து மிகவும் சிக்கலானதாக மாறுகிறது (அதாவது, அதிக ஊடாடும் செயல்பாடுகள்), பின்னர் பொதுவாகச் சொன்னால், அதன் வெற்றியை நோக்கி அதிக மக்கள் ஒன்றாகச் செயல்பட வேண்டும்; எனவே, இது வெற்றிகரமாக சேகரிப்பதுடன் தொடர்புடைய ஒட்டுமொத்த செலவுகளை அதிகரிக்கும்!
• எதிர்பாராத செலவுகளுக்கும் தயாராக இருங்கள்! எந்த விதமான சமூகக் கூட்டங்களில் ஈடுபடும் மனிதர்கள் இருக்கும் வரை - குறிப்பாக மது அருந்துதல் சம்பந்தப்பட்டவர்கள் - கிக்ஆஃப் நாள் வரை தயாரிப்புக் காலங்களில் எதிர்பாராத விதமாக எழும் கடைசி நிமிட ஆச்சரியங்கள் அல்லது பிரச்சனைகள் எப்போதும் இருக்கும்; எனவே, அத்தகைய முயற்சிகளை முழுமையாக மேற்கொள்வதற்கு முன் நிதி ரீதியாக தயாராக இருப்பது முழு செயல்முறையிலும் அதிக மன அமைதியை உறுதி செய்கிறது… மேலும் எல்லாம் சரியாகிவிட்டதா என்று கவலைப்படும் தூக்கமில்லாத இரவுகளைத் தடுக்க உதவுகிறது :)"

உங்கள் நிகழ்வு இணையதளத்தை அமைக்கவும்

ஒரு நிகழ்விற்கான சிறந்த யோசனை உங்களிடம் உள்ளது, மேலும் அதை கருத்தியல் நிலையிலிருந்து யதார்த்தத்திற்கு கொண்டு செல்ல நீங்கள் தயாராக உள்ளீர்கள். செயல்பாட்டின் முதல் படி உங்கள் நிகழ்வுக்கு ஒரு வலைத்தளத்தை உருவாக்குதல். நீங்களே ஒன்றை உருவாக்க உங்களுக்கு நேரம் அல்லது திறன் இல்லை என்றால், பல இணையதளங்கள் ஒன்றை விரைவாக இயக்குவதற்கு உதவலாம். நீங்கள் DIY-க்கு ஏற்ற ஒன்றை முயற்சிக்க விரும்பினால், Wix மற்றும் Squarespace போன்ற கருவிகள் அடிப்படைக் கணினித் திறன் கொண்ட எவரும் பயன்படுத்துவதற்குப் போதுமானவை—அவை இலவசம்!

உங்கள் தளம் இயங்கியதும், உங்கள் நிகழ்வைப் பற்றிய அனைத்து தொடர்புடைய தகவல்களையும் உள்ளடக்கியிருப்பதை உறுதிசெய்யவும்: தேதிகள், நேரங்கள் (கதவு திறக்கும் போது உட்பட), பொது இருப்பிடம் (தெரு முகவரி அல்லது இடம் பெயர்) மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் வாங்குவதற்கு முன் தெரிந்து கொள்ள வேண்டிய பிற விவரங்கள் அவர்களின் டிக்கெட்டுகள். நேரடி இணைப்புகளை மறந்துவிடாதீர்கள், அதனால் மக்கள் டிக்கெட்டுகளை வீட்டிலேயே அச்சிட வேண்டாம் என்று தேர்வுசெய்தால் ஆன்லைனில் வாங்கலாம்; பெரும்பாலான டிக்கெட் நிறுவனங்கள் வாங்கும்போது தானாகவே இந்த விருப்பத்தை வழங்குகின்றன, ஆனால் கடந்த ஆண்டு நிகழ்விலிருந்து ஏதேனும் விவரங்கள் மாறியிருந்தால் இருமுறை சரிபார்க்கவும்!

உங்கள் நிகழ்வை சந்தைப்படுத்தி விளம்பரப்படுத்தவும்

உங்கள் நிகழ்வை நீங்கள் எவ்வாறு அணுக விரும்புகிறீர்கள் என்பது பற்றிய தெளிவான யோசனையைப் பெற்றவுடன், வார்த்தைகளைப் பெறுவதற்கான நேரம் இது. இங்குதான் சமூக ஊடகம் மற்றும் மின்னஞ்சல் மார்க்கெட்டிங் வருகிறது. உங்கள் நிகழ்வின் தேதி மற்றும் இருப்பிடத்தையும், அதே நேரத்தில் நடக்கும் எந்த தொடர்புடைய நிகழ்வுகள் அல்லது விளம்பரங்களையும் விளம்பரப்படுத்த சமூக ஊடகங்கள் பயன்படுத்தப்படலாம். கலந்துகொள்ள ஆர்வமாக இருக்கும் ஆனால் இன்னும் டிக்கெட் இல்லாதவர்கள் உங்கள் இடத்திற்கு வரும்போது அவர்கள் என்ன எதிர்பார்க்கலாம் என்பதைப் பற்றி மேலும் அறிய இது ஒரு சிறந்த இடமாகும். மின்னஞ்சல் மார்க்கெட்டிங் இதே போன்ற திறன்களைக் கொண்டுள்ளது: டிக்கெட் விற்பனை, தன்னார்வ வாய்ப்புகள் போன்றவற்றைப் பற்றிய அறிவிப்புகளை மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்புவது, இணைய இணைப்பு உள்ள எவரும் (இப்போது அனைவருமே அதிகம்!) உங்கள் நிகழ்வைப் பற்றிய தகவல்களை அணுக அனுமதிக்கிறது — அதாவது அவர்கள் கூட சாலையில் பின்னர் ஏதாவது அவர்கள் கண்ணில் பட்டால் உடனடியாக ஆர்வமாக இல்லை, பின்னர் அவர்கள் முன்பு பார்த்ததை நினைவில் வைத்திருப்பார்கள்!

செய்தித்தாள்கள் அல்லது பத்திரிகைகள் போன்ற அச்சு ஊடகங்கள் மூலம் உங்களை விளம்பரப்படுத்துவதற்கான மற்றொரு வழி; எவ்வாறாயினும், சமூக ஊடகங்களை அடிக்கடி பயன்படுத்தாத (இதனால் அங்கு எந்த இடுகைகளையும் பார்க்க முடியாது) வயதான பெரியவர்கள் போன்ற குறிப்பிட்ட புள்ளிவிவரங்களை நீங்கள் அணுக முயற்சித்தால் இந்த உத்தி சிறப்பாகச் செயல்படும். கூடுதலாக, சில வெளியீடுகள் மாதம்/வருடத்திற்கு எத்தனை முறை போன்றவற்றைப் பொறுத்து கூடுதல் கட்டணம் வசூலிக்கின்றன, எனவே உங்களைச் செய்வதற்கு முன் அந்தச் செலவுகள் என்ன என்பதைத் தெரிந்துகொள்ளுங்கள்! அல்லது இன்னும் சிறப்பாக: அதற்குப் பதிலாக உள்ளூர் பதிவர்களைத் தொடர்புகொள்ள முயலுங்கள்—அவர்கள் எதையும் முன்பணமாக வசூலிப்பதில்லை, ஆனால் நீங்கள் வழங்கும் தயாரிப்பு/சேவை/நிகழ்வு, போதுமான சுவாரஸ்யமாக இருப்பதாக அவர்கள் நினைத்தால், அதைப் பற்றி நேர்மறையான ஒன்றை எழுதுவார்கள்.

போன்ற நிகழ்வு மேலாண்மை மென்பொருள்கள் ஏராளமாக உள்ளன ஈவென்ட்டியா ஆன்லைனில் கிடைக்கும். இத்தகைய கருவிகள் நிகழ்வு சந்தைப்படுத்தல் மற்றும் நிகழ்வு அமைப்பின் பிற முக்கிய அம்சங்களைப் பராமரிப்பதில் குறிப்பாக உதவியாக இருக்கும்.

நிகழ்வு ஹேஷ்டேக்கை உருவாக்கவும்

ஹேஷ்டேக் என்பது சமூக ஊடகங்களில் உங்கள் நிகழ்வை வகைப்படுத்தவும், மக்கள் உங்களைக் கண்டுபிடிப்பதை எளிதாக்கவும் ஒரு வழியாகும். ஹேஷ்டேக்குகள் மேலும் பின்தொடர்பவர்களை எளிதாக உலாவவும், அவர்கள் ஆர்வமாக இருக்கும் புதிய நிகழ்வுகளைக் கண்டறியவும் உதவுகின்றன.

ஒரு நல்ல ஹேஷ்டேக் தனித்துவமாகவும், நினைவில் வைத்துக் கொள்ள எளிதாகவும் இருக்க வேண்டும் ஆனால் மிக நீளமாக இருக்கக்கூடாது (இரண்டு வார்த்தைகளுக்கு மேல் இல்லை). நீங்கள் ட்விட்டரைப் பயன்படுத்துகிறீர்கள் என்றால், ஒரு ட்வீட்டின் அதிகபட்ச நீளம் 140 எழுத்துகள் என்பதை நினைவில் கொள்ளவும்.

தளவாடங்களை ஏற்பாடு செய்யுங்கள்

ஒரு பெரிய நிகழ்வைத் திட்டமிடும்போது, ​​​​எல்லாமே சரியான இடத்தில் இருப்பதை உறுதி செய்வது முக்கியம். நிகழ்வை வெற்றிகரமாகச் செய்வதற்கான சரியான உபகரணங்கள், நபர்கள், பொருட்கள் மற்றும் ஆதாரங்கள் இதில் அடங்கும்.

உங்கள் வணிகத்திற்கு எந்த வகையான நிகழ்வு மேலாண்மை மென்பொருள் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும் என்பதை நீங்கள் முதலில் ஆராய வேண்டும். சந்தையில் கிடைக்கும் பல்வேறு தீர்வுகளைப் பார்த்து, உங்கள் தேவைகள் மற்றும் வரவு செலவுத் தடைகளை எது சிறப்பாகச் சந்திக்கிறது என்பதைப் பார்ப்பதன் மூலம் இதைச் செய்யலாம். அடுத்ததாக, நிகழ்வுகள் நடைபெறும் ஒவ்வொரு இடத்திலும் (எ.கா. மைக்ரோஃபோன்கள்) எந்த வகையான தொழில்நுட்பத்தை நீங்கள் விரும்புகிறீர்கள் என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். அந்த முடிவுகள் எடுக்கப்பட்டதும், ஒரு நிகழ்வைத் திட்டமிடும் பயணத் தொடர்பான நிலைகளின் போது இருப்பிடங்களுக்கிடையே அல்லது விமான நிலையங்களுக்கு இடையேயான போக்குவரத்து விருப்பங்கள் போன்ற தளவாடங்களைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய நேரம் இது, வானிலை போன்ற காரணிகளின் அடிப்படையில் எந்த முறைகள் மிகவும் பொருத்தமானவை என்பதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் (உதாரணமாக, பனி அகற்றும் தாக்கங்கள் ) அல்லது கட்டுமானத் திட்டங்களுக்குப் பிறகு மீண்டும் பயன்படுத்துவதற்கு முன், பொதுப் போக்குவரத்து வழித்தடங்களுக்கு கூடுதல் பராமரிப்பு பணிகள் தேவையா).

உங்கள் நிகழ்வுக்கு முந்தைய நாள்

உங்கள் நிகழ்வுக்கு முந்தைய நாள், நிகழ்ச்சியை நடத்த உங்களுக்கு உதவும் அனைத்து விற்பனையாளர்களையும் நீங்கள் சரிபார்க்க வேண்டும்.

• இடம்: அவர்கள் தயாரா? ஏ.வி., லைட்டிங் உட்பட அனைத்தையும் செட் செய்து சோதனை செய்துள்ளார்களா? அவர்கள் தங்கள் தொழிலாளர்கள் அனைவரும் நாளை வரிசையாக நிற்கிறார்களா?
• உணவு வழங்குதல்: உங்கள் உணவு வழங்குபவரின் பணியாளர்கள் அடுத்த நாளுக்கான அட்டவணையை உருவாக்குகிறார்களா?
• உங்கள் AV குழு: அவர்கள் தயாராக இருக்கிறார்களா மற்றும் செய்ய வேண்டிய அனைத்தையும் செயல்படுத்த முடியுமா? வேறு ஏதாவது செய்ய வேண்டியிருந்தால், இப்போதே செய்யுங்கள்!
• இசை: சில பகுதிகளில் (எ.கா. மகிழ்ச்சியான நேரம்) இசை திட்டமிடப்பட்டுள்ளதா? அதை முற்றிலுமாக மாற்ற வேண்டுமா அல்லது நீக்க வேண்டுமா?
• கையொப்பம்/விருந்தினர் பட்டியல்/இருக்கைத் திட்டம்: இவை அனைத்தும் இறுதி செய்யப்பட்டதா அல்லது நிகழ்வு திட்டமிடுபவர்கள் அல்லது பிற முக்கிய நபர்களால் இது சிறப்பாக நடைபெறுகிறதா (உங்களைப் போல!)

உங்கள் நிகழ்வின் நாள்

உங்கள் நிகழ்வின் நாள் மிக முக்கியமான பகுதியாகும், எனவே ஒவ்வொரு கட்டத்திற்கும் நீங்கள் ஒரு திட்டத்தை வைத்திருக்க வேண்டும்.

• நிகழ்வுக்கு முந்தைய நாள்: நீங்கள் ஒரு பெரிய நிகழ்வை நடத்துகிறீர்கள் என்றால், அதை அமைப்பதற்கு அனைவரும் சீக்கிரமாக வந்து சேருவார்கள். இது ஒரு நல்ல விஷயம்! அனைவரும் கணக்குப் போட்டு காலை 8 மணிக்குள் செல்லத் தயாராக வேண்டும்; அவர்கள் இல்லை என்றால், அவர்கள் உடனடியாக தொடர்பு கொண்டு அவர்கள் எங்கே என்று கேட்க வேண்டும். யாரேனும் விட்டுச் சென்றாலோ அல்லது மறந்துவிட்டாலோ, அவர்கள் விரைவில் வருவதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், அதனால் யாரும் வெளியேறவில்லை என்று உணருங்கள்.
• அமைவின் போது: ஒரு அசெம்பிளி லைனை உருவாக்கவும், இதனால் பணிகளை விரைவாக முடிக்க முடியும்; எல்லாவற்றையும் சரியாகச் செய்து முடிப்பதில் (விரக்தி அடையாமல்) முழு கவனம் செலுத்த வேண்டிய இந்த முக்கியமான நேரத்தில் இது தடைகளை உருவாக்குவதையும் தடுக்கும். சரிபார்ப்புப் பட்டியல்களும் இங்கே மிகவும் உதவியாக இருக்கும்—அமைப்பின் போது எதுவும் மறக்கப்படாமலோ அல்லது கவனிக்கப்படாமலோ இருப்பதை உறுதிசெய்யும்!
• காட்சி நேரத்தில்: போதுமான நபர்கள் வாசலில் வேலை செய்கிறார்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள்; இல்லையெனில், இந்த பணிக்கு உதவக்கூடிய சில நண்பர்கள் அல்லது குடும்ப உறுப்பினர்களை அழைக்கவும் (அல்லது இந்த வேலைக்கு குறிப்பாக ஒருவரை நியமிக்கவும்).
• காட்சி நேரத்திற்குப் பிறகு: உங்கள் கடைசி விருந்தினர் இடத்தை விட்டு வெளியேறிய உடனேயே துப்புரவுத் தொடங்கும்—மேசைகள்/சாவடிகளில் எஞ்சியிருக்கும் பொருட்களை மீண்டும் சேமிப்பக கொள்கலன்கள் அல்லது பெட்டிகளில் நன்கொடையாக வழங்குங்கள், இதனால் எல்லாம் அடுத்த முறை மீண்டும் பயன்படுத்த தயாராக இருக்கும்! அனைத்து விருந்தினர்களும் பாதுகாப்பாக வீட்டிற்குச் சென்ற பிறகு, மற்ற இடங்களில் உள்ள இடத்தைச் சுற்றி அலங்காரங்களை எடுக்கத் தொடங்கும் அதே வேளையில், தயாரிப்பு நிலைகளின் போது (எனவே இறுதியில் அதிக அளவு எஞ்சியிருக்காது) எவ்வளவு உணவு தயாரிக்கப்பட்டது என்பதை அறிந்த ஒருவரை நீங்கள் விரும்பலாம்.

தீர்மானம்

இந்த வழிமுறைகளைப் பின்பற்றுவது ஒரு நிகழ்வை ஒழுங்கமைக்கவும் நிர்வகிக்கவும் உதவும், ஆனால் மிக முக்கியமான விஷயம் வேடிக்கையாக இருப்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்! உங்கள் நிகழ்வு சீராக நடைபெறுவதை உறுதி செய்வதற்கான சிறந்த வழி, ஒவ்வொரு கணத்தையும் ரசிப்பதாகும். நீங்கள் வேடிக்கையாக இருந்தால், மற்ற அனைவரும் கூட!