ஊழியர்களின் கூட்டு அக அறிவு எந்த வணிகத்தின் உயிர்நாடியாகும். கணக்கிடுவது கடினமாக இருந்தாலும், எந்தவொரு நிறுவனத்தின் வெற்றிக்கும் இது இன்னும் முக்கியமானது.
பிரச்சினை என்னவென்றால், உள் அறிவு பெரும்பாலும் தொழிலாளர்களின் மனதில் மட்டுமே வைக்கப்படுகிறது. இந்தத் தகவலின் ஆவணங்கள் ஏதேனும் இருந்தால், அது மின்னஞ்சல் த்ரெட்கள், ஸ்லாக் சேனல்கள் அல்லது நீங்கள் பயன்படுத்தும் வேறு சில வகையான தகவல் தொடர்பு அமைப்புகளில் புதைக்கப்பட்டிருக்கும். நிறுவனத்தின் பதிவுகளுக்கு மையப்படுத்தப்பட்ட மையம் இல்லாததால், பணியாளர்கள் தேவையற்ற நேரத்தையும் சக்தியையும் தங்களுக்குத் தேவையான தரவைக் கண்காணிப்பதில் செலவிடுகிறார்கள்.
எனவே, இந்த சிக்கலை எவ்வாறு தீர்ப்பது? உங்களின் அனைத்துத் தகவல்களையும் ஒரே ஆதாரமாக மையப்படுத்துவதே இதற்குத் தீர்வாகும். பணியாளர்கள் எந்த நேரத்திலும் வினவினால் அவர்கள் ஆலோசனை செய்யலாம். அதிர்ஷ்டவசமாக உங்களுக்காக, இந்த கட்டுரையில், அதை எவ்வாறு அடைவது என்பதை நாங்கள் விளக்கப் போகிறோம். நல்லதை எவ்வாறு உருவாக்குவது என்பதை அறிய படிக்கவும் உள் ஆவணங்கள்.
ஒரு குறிப்பிட்ட இலக்கை அமைக்கவும்
உள் ஆவணங்களுக்கான உங்கள் இறுதி இலக்கை அடையாளம் காண்பது முதல் படியாகும். சிறந்த அறிவு மேலாண்மை, அதிகரித்த உற்பத்தித்திறன் மற்றும் எளிதான தகவல் பரிமாற்றம் போன்ற விஷயங்கள் அனைத்தும் இதற்கு எடுத்துக்காட்டுகள்.
ஆவணங்களை உருவாக்கும்போது குழுப்பணி தேவை. எனவே, அனைவரும் ஒரே பக்கம் இருக்க வேண்டும். ஆவணப்படுத்தலில் உதவும் ஒவ்வொருவருக்கும் திட்டத்தின் இலக்குகள் குறித்து பயிற்சியளிக்கப்பட வேண்டும், அதனால் அவர்கள் மிகவும் திறமையாக பங்களிக்க முடியும். முழு ஆவணப்படுத்தல் திட்டத்தையும் சீரமைக்க, பயன்படுத்துவதைக் கவனியுங்கள் ஆவணக் கருவிகள் எல்லாவற்றையும் மிகவும் திறமையாக ஒழுங்கமைக்க உதவும்.
தளத்தின் ஊடுருவல் உள்ளடக்கத்திற்கான கட்டமைப்பை உருவாக்கவும்
ஒவ்வொரு வெற்றிகரமான அறிவு மேலாண்மை முயற்சியின் பின்னும் ஒரு திட்டமும் ஒரு கட்டமைப்பும் இருக்க வேண்டும். நீங்கள் உருவாக்கும் பக்கங்களை வகைப்படுத்த உங்களுக்கு உதவ, உங்கள் உள் ஆவணங்கள், பிரிவு தலைப்புகளுடன் அறிவுத் தளத்தின் வடிவத்தை எடுக்கலாம்.
உங்கள் தகவலை வரிசைப்படுத்தி, நீங்கள் தொடர்புடைய தகவல்களை வைக்கக்கூடிய தருக்க வகைகளைப் பற்றி சிந்தியுங்கள். பணியாளர்கள் தளவமைப்பில் எளிதாக செல்ல முடியும், எனவே பல துணைப்பிரிவுகளை உருவாக்குவதைத் தவிர்க்கவும். உங்கள் பணியாளர்களுக்கு தேவையான தகவல்களை எளிதாகக் கண்டறிய உதவ, உங்கள் அறிவுத் தளத்தில் நேரடியான கட்டமைப்பைப் பராமரிக்கவும்.
டெம்ப்ளேட்களை உருவாக்கவும்
டெம்ப்ளேட்களை உருவாக்குவது, உங்களின் அனைத்து ஆவணங்களும் சீரானதாக இருப்பதை உறுதிசெய்வதற்கான சிறந்த வழியாகும், அவற்றை யார் உருவாக்கினாலும் சரி. ஒவ்வொரு முறையும் புதிதாக ஆவணங்களை எழுதுவதற்குப் பதிலாக, அவற்றைப் பொருத்தமான தகவலுடன் எளிமையாக நிரப்புவதை எளிதாக்க, உள்ளடக்க அட்டவணை, தலைப்புகள் மற்றும் துணைத் தலைப்புகள் மற்றும் ஒரு அறிமுகம் மற்றும் முடிவு அனைத்தும் சேர்க்கப்பட வேண்டும்.
அனைவரும் பயன்படுத்தக்கூடிய ஆவண டெம்ப்ளேட்களை உருவாக்க சிறிது நேரம் செலவிடுங்கள். இவை உங்கள் அறிவுத் தளத்தில் பதிவு செய்யப்பட்டு தேவைக்கேற்ப மீண்டும் பயன்படுத்தப்படலாம்.
யோசனைகளுக்கான மூளைப்புயல்
இப்போது வேடிக்கையான பகுதி வருகிறது. உங்கள் அறிவுத் தளத்தில் எந்த வகையான உள் ஆவணங்களைச் சேர்க்க வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானிக்க, நீங்கள் "அறிவு சாம்பியன்கள்" குழுவைச் சேர்க்க வேண்டும். ஒவ்வொரு துறையின் பிரதிநிதிகளையும் அவர்கள் மேசைக்குக் கொண்டு வருவதால், அவைகளின் பிரதிநிதிகளைச் சேகரிப்பதை உறுதிசெய்கிறது. எவ்வாறாயினும், அனைவரின் கருத்தும் மதிப்புமிக்கது என்பது உண்மையாக இருந்தாலும், மிகைப்படுத்தாமல் இருப்பதும் முக்கியம் என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.
முக்கிய விவரங்களை முன்னிலைப்படுத்தவும்
சிறந்த அறிவு அடிப்படையிலான திட்டங்கள், தனித்துவமான வடிவமைப்புடன் முக்கியமான விவரங்களை முன்னிலைப்படுத்த உங்களை அனுமதிக்கும். பொதுவாக, அவை அவற்றின் உள்ளடக்கங்களை சிறப்பாக வலியுறுத்துவதற்கு மாறுபட்ட பின்னணி வண்ணத்தைப் பயன்படுத்தி மீதமுள்ள உரையிலிருந்து அமைக்கப்படும்.
தொழில்நுட்ப ஆவணங்களை எழுதும் போது, தொடர்வதற்கு முன் ஊழியர்கள் படிக்க வேண்டிய குறிப்பிடத்தக்க எச்சரிக்கைகளைச் சேர்ப்பது மிகவும் முக்கியம். இது தொழில்நுட்ப சிக்கல்கள் மற்றும் சாத்தியமான கணினி செயலிழப்பைத் தவிர்க்க உதவும்.
தொடர்புடைய கட்டுரைகளுக்கான குறிப்புகளைச் சேர்க்கவும்
உங்கள் அறிவுத் தளத்தின் தேடல் கருவி, பயனுள்ள ஆவணங்களைத் தேடுவதற்கு தொழிலாளர்கள் பயன்படுத்தும் ஒரே முறை அல்ல. உங்கள் உள்ளடக்கம் முழுவதும் தொடர்புடைய தலைப்புகளுக்கான இணைப்புகளை வழங்கினால், உங்கள் பணியாளர்கள் தங்களுக்குத் தேவையான ஆவணங்களை சிறப்பாகக் கண்டறிய முடியும்.
ஆவணங்கள் நன்கு இணைக்கப்பட்டிருக்கும் போது, பணியாளர்கள் உங்களின் அறிவுத் தளத்தை தங்களுக்குச் சாதகமாகப் பயன்படுத்திக் கொள்வது மிகவும் எளிதாகிறது. இது தளத்தின் பயன்பாட்டை அதிகரிக்கும் மற்றும் உற்பத்தி அளவுகளை கணிசமாக அதிகரிக்கும்.
சக ஊழியர்களுடன் ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்யவும்
உங்கள் வேலை முடிந்ததும், நீங்கள் அதைப் பெற வேண்டும் உங்கள் சகாக்களால் மதிப்பாய்வு செய்யப்பட்டது சரியானதை உறுதி செய்ய. உங்கள் ஆவணங்கள் சமமானதாக இருப்பதை உறுதிசெய்ய விரும்பினால், தொடர்புடைய துறைகளில் உள்ள வல்லுநர்கள் மற்றும் ஆவணங்களைப் பயன்படுத்துபவர்கள் உட்பட ஒவ்வொரு துறையிலிருந்தும் பணியாளர்கள் அவற்றைப் பார்க்க வேண்டும்.
குறைபாடற்ற ஆவணங்களை வடிவமைப்பதில் நீங்கள் அதிக நேரம் செலவழித்தாலும், புதிய கண்கள் எப்போதும் அதை முழுமையாக மெருகூட்ட உதவும்.
இறுதி எண்ணங்கள்
நீங்கள் ஆவணப்படுத்தியுள்ள அனைத்து பயனுள்ள தகவல்களின் காரணமாக உங்கள் பணியாளர்கள் இனி சக்கரத்தை மீண்டும் கண்டுபிடிக்க வேண்டியதில்லை. உங்கள் குழுவின் முக்கிய உறுப்பினர்கள் மற்ற வாய்ப்புகளைத் தொடர முடிவு செய்தால், நீங்கள் பதற்றப்படக்கூடாது. நீங்களும் உங்கள் சக ஊழியர்களும் பெறக்கூடிய நிறுவனம் சார்ந்த அறிவின் தொகுப்பை இப்போது நீங்கள் அணுகலாம், இது அதிக செயல்திறன் மற்றும் உற்பத்தித்திறனுக்கு வழிவகுக்கும்.
