Làm việc trong QuickBooks rất tiện lợi vì nó cực kỳ thân thiện với người dùng. Nó khen ngợi nhu cầu của bạn để có một thiết bị hiệu quả để có thu nhập cao hơn và hiệu quả giao dịch.
Tuy nhiên, có thể luôn có khả năng xảy ra rất xa những sai lầm của Con người sẽ giảm xuống ngay cả khi bạn hoặc kế toán của bạn đang sử dụng QuickBooks. Tham gia giao dịch hàng ngày, cập nhật kiến thức liên tục và đáp ứng mong muốn của người mua là một số thành phần có thể dẫn đến sai sót trong việc tiếp cận kiến thức.
Trong văn bản này, chúng ta có thể biết một số lỗi không bất thường có thể xảy ra bên trong A / R và số dư mở nhỏ hoặc tín dụng mở.
Lỗi thường gặp
- Thanh toán không được thực hiện cho một hóa đơn
- Tín dụng được phát hành và không còn được thực hiện cho một hóa đơn.
- “Số dư nhỏ” mong muốn được xóa sổ.
Các triệu chứng
- “Bản tóm tắt về tuổi già A / R” có một số lượng lớn các số dư và dấu vết người cao tuổi bằng 0
- Có số lượng nhỏ trong cột chung
- Kinh nghiệm hóa đơn mở có nhiều tín dụng hoặc số dư.
Làm thế nào để giải quyết các vấn đề như vậy?
Xem lại trải nghiệm hóa đơn mở và trừu tượng của A / R Aging
- Đi tới Báo cáo
- Chọn Khách hàng & Khoản phải thu
- Chạy phần tóm tắt cũ A / R và trải nghiệm hóa đơn mở
- Mở bản ghi hóa đơn
- Ngày mặc định là “muộn nhất” - khởi hành ngày được đặt thành “muộn nhất” (điều này đôi khi có thể giúp bạn ghi bớt bất kỳ số lượng nào đã từng được thực hiện vào một ngày sau đó vào một hóa đơn người mua đang mở khác.)
- Xem lại hồ sơ này (nó sẽ sao chép các hóa đơn hoặc tín dụng không còn được thực hiện cho một hóa đơn nữa).
Khắc phục tình trạng “Thanh toán và tín dụng của khách hàng chưa được áp dụng với CDR
- Có được Tính năng xem xét dữ liệu khách hàng
- Chọn danh tiếng từ tab của người mua, sau đó tại tab "Hóa đơn và phí"
- Chọn một khoản phí để sử dụng hóa đơn thông qua việc đánh dấu vào hộp kiểm
- Chọn “Tự động theo dõi tất cả” để sử dụng cho toàn bộ hóa đơn hoặc chọn mọi “phí & Hóa đơn cho phần của tôi.
- Chọn sử dụng
- Sau khi “theo dõi” được chọn, các giao dịch sẽ chuyển sang màu xám
- Chọn “LƯU”
Dọn dẹp thủ công các "mảnh mở" không có CDR
Cần thường xuyên dọn dẹp tệp thông tin mà không cần đến sự hỗ trợ của thiết bị CDR. Ngoài ra, “công cụ CDR” có thể không hữu ích nếu một quyền truy cập tạp chí được sử dụng để nhập vào Tài khoản Phải thu. Nếu các khoản tiền gửi đã được đưa vào A / R ngay lập tức tại các khoản tiền gửi và không còn trong tài khoản Thu nhập, thì “Công cụ CDR” có lẽ không phải là bất kỳ sự hỗ trợ nào. Làm theo các bước bên dưới để biết hướng dẫn dọn dẹp.
- Chọn "Nhận thanh toán"
- chọn người mua chính xác.
Để âm lượng là “0.” - Chọn “Giảm giá & Tín dụng”
- Trong Giảm giá & tín dụng- hãy chọn “Ghi có hoặc Nhập nhật ký” để sử dụng cho một hóa đơn chưa thanh toán.
Xóa sổ số dư nhỏ
Một kỹ thuật đơn giản để xóa các số dư nhỏ là khi khoản phí được ghi lại trong “Cửa sổ Nhận Thanh toán”.
- Trong báo cáo Hóa đơn mở - nhấp đúp vào hóa đơn có độ ổn định mở.
Chọn “Liên kết lịch sử” để mở quá khứ lịch sử giao dịch. - Từ “Trường cuộc trò chuyện trong quá khứ lịch sử giao dịch” -chọn Đi tới nút và điều hướng đến “Cửa sổ thanh toán của khách hàng”.
- Chọn “Viết bớt số lượng bổ sung”.
- Chọn Lưu và Đóng (Sau khi "số lượng xóa sổ" được phản ánh và sổ cái tổng thể mà số tiền xóa bỏ sẽ được tính sẽ có vẻ như. Hãy chọn tài khoản mà số lượng xóa sổ sẽ xuất hiện)
Xóa sổ hóa đơn trong "Kiến thức đánh giá khách hàng"
Trong CDR, có thể có công cụ “Xóa bỏ hóa đơn”. Bạn có thể kết hợp xóa hóa đơn, phí nhận xét hoặc phí tiền tệ từ thời điểm chưa kết hôn.
LƯU Ý: Sử dụng "sửa chữa các hóa đơn và công cụ tín dụng chưa được áp dụng của người mua" trước khi sử dụng lựa chọn này. Nếu bạn có tín dụng, một thông báo thận trọng sẽ xuất hiện.
- Lập danh sách các hóa đơn có thể được xóa bỏ (các tiêu chuẩn hợp lý)
- Nhấp vào “Tìm tất cả”
- Nhập các tiêu chuẩn trên màn hình để hạn chế việc liệt kê xuống
- Nhấp vào “Tìm tất cả”.
- Trong trường hợp không có tiêu chuẩn nào được quyết định - "tất cả các hóa đơn mở" sẽ hiển thị tại danh sách.
- Nếu không có tiêu chuẩn nào được quyết định, tất cả các hóa đơn đang mở sẽ có trong danh sách.
- Điền vào ngày trong mục Lên đến lĩnh vực.
- Bây giờ hãy chọn "hóa đơn để viết ra."
Chọn hóa đơn (chọn “chọn tất cả” để chọn toàn bộ hóa đơn trong danh sách) - Sau điều này “chỉ định các cụm từ viết tắt.
- Chọn “xóa tài khoản” từ danh sách (ngày xóa sổ giao dịch nếu cần)
- Điền vào "Viết tắt sự sang trọng" nếu sử dụng tính năng theo dõi độ sang trọng
- Chọn Xem trước & Xóa bỏ các Hóa đơn đã Chọn. Một thông báo xác nhận đến phản ánh - tất cả các hóa đơn cần xóa sổ, tài khoản xóa sổ và toàn bộ số lượng cần xóa. (nhấp vào “VIẾT TẮT để hoàn tất phương pháp hoặc chọn Hủy để quay lại cửa sổ chính)
- Chỉ định các cụm từ xóa sổ.
- Chọn hình ba gạch Xóa tài khoản từ danh sách. Tài khoản xóa sổ là cần thiết.
- Thay đổi ngày xóa sổ, nếu quan trọng. Ngày xóa sổ là cần thiết. Theo mặc định, ngày xóa sổ là ngày kết thúc thời hạn đánh giá.
- Đánh dấu sự thanh lịch nếu sử dụng tính năng giám sát sự thanh lịch.
Viết hóa đơn cho nhà cung cấp
Khi bạn mua các sản phẩm từ nhà cung cấp, tài khoản Phải thu sẽ tăng lên. Hai số dư có thể sẽ bù đắp cho mọi sự khác biệt. Chúng tôi có một số liệu pháp cần phải có và lựa chọn nào sẽ phụ thuộc vào số lượng giao dịch.
Tạo séc hoặc tiền gửi
Bạn muốn quyết định mức độ ổn định nào giảm đi - số lượng tài khoản phải trả hay số lượng khoản phải thu. Dựa trên mức thấp hơn, Séc có thể được “xóa sổ” và khoản tiền gửi tương ứng có thể được thực hiện vào tài khoản A / R với số lượng giống hệt nhau để bù đắp cho khối lượng ngoại lệ. Đảm bảo có một số lượng giống nhau để kiểm tra và đặt cọc. Phần còn lại trong A / R hoặc A / P đều là khoản nợ hoặc đến hạn từ người bán hoặc người mua. Sự ổn định trong tài khoản công ty phải luôn luôn có vẻ là 0 đô la.
Phát hành thư báo ghi điểm tín dụng:
Tạo "Bản ghi nhớ điểm tín dụng" cho khối lượng A / R nhận được bù đắp thông qua A / R và điểm tín dụng được cấp cho hóa đơn đó cho một số lượng giống nhau. Đảm bảo rằng “thư báo điểm tín dụng và điểm tín dụng” phải là một số lượng giống nhau để tạo ra một khoản bù đắp tương đương. Ở trên cùng, giao dịch phải đạt đến $ XNUMX mà không cần sự ổn định trong cả hai tài khoản.
