員工的集體內部知識是任何企業的命脈。 雖然可能難以量化，但它對任何公司的成功仍然至關重要。
問題是內部知識通常只存在於工人的頭腦中。 如果此信息有任何文檔，它很可能隱藏在電子郵件線程、Slack 頻道或您可能正在使用的某些其他類型的通信系統中。 由於沒有集中的公司記錄中心，工作人員花費不必要的時間和精力來追踪他們需要的數據。
那麼，您將如何解決這個問題？ 解決方案是將您的所有信息集中到一個資源中，工作人員可以隨時查詢。 幸運的是，在本文中，我們將解釋如何實現這一目標。 繼續閱讀以了解如何創造良好的 內部文檔.
設定具體目標
確定內部文檔的最終目標是第一步。 更好的知識管理、更高的生產力和更輕鬆的信息交換等都是這方面的例子。
開發文檔時需要團隊合作。 因此，每個人都必須在同一頁面上。 每個幫助編寫文檔的人都應該接受有關項目目標的培訓，以便他們可以更有效地做出貢獻。 要簡化整個文檔項目，請考慮使用 文檔工具 幫助更有效地組織一切。
為站點的導航內容創建框架
每個成功的知識管理計劃背後都應該有一個計劃和一個框架。 您的內部文檔很可能採用帶有章節標題的知識庫形式，以幫助您對創建的頁面進行分類。
對您的信息進行分類，並考慮您可以將相關信息放入其中的邏輯類別。 員工應該能夠輕鬆瀏覽佈局，因此請避免創建過多的子類別。 在您的知識庫中維護一個簡單明了的框架，以幫助您的員工輕鬆找到必要的信息。
創建模板
創建模板是確保所有文檔一致的好方法，無論它們是誰創建的。 目錄、標題和副標題、引言和結論都應包括在內，以便於簡單地填寫相關信息，而不必每次都從頭開始編寫文件。
花一些時間製作每個人都可以使用的文檔模板。 這些可能會歸檔在您的知識庫中，並在必要時重複使用。
集思廣益
有趣的來了。 要決定哪些類型的內部文檔應該包含在您的知識庫中，您需要召集一組“知識擁護者”。 確保召集每個部門的代表，因為他們會提出不同的想法。 但是請記住，雖然每個人的意見都是有價值的，但不要過度記錄也很重要。
突出重要細節
最好的知識庫程序將使您能夠以獨特的格式突出顯示關鍵細節。 通常，它們會使用對比色背景從文本的其餘部分中突出來，以更好地強調它們的內容。
在編寫技術文檔時，包含員工在繼續之前應閱讀的重要警告非常重要。 這將幫助您避免技術問題和可能的系統崩潰。
包括對相關文章的引用
知識庫的搜索工具並不是工作人員用來查找有用文檔的唯一方法。 如果您在整個內容中提供相關主題的鏈接，您的員工將能夠更好地找到他們需要的文檔。
當文檔鏈接良好時，員工可以更輕鬆地瀏覽和利用您的知識庫來發揮自己的優勢。 這將提高網站的效用並顯著提高生產力水平。
與同事一起審閱文件
一旦你的工作完成，你應該得到它 同行評審 以確保正確性。 如果你想確保你的文檔符合標準，你需要每個部門的員工來檢查它們，包括相關領域的專家和那些將使用文檔的人。
即使您花費大量時間製作完美無瑕的文檔，新鮮的眼睛也可能總能幫助您將其打磨至完美。
最後的思考
由於您在其中記錄的所有有用信息，您的員工將不再需要重新發明輪子。 如果你團隊的主要成員決定尋求其他機會，你不應該驚慌失措。 您現在可以訪問公司特定的知識庫，您和您的同事可以從中汲取經驗，從而提高效率和生產力。
